2013年8月28日星期三

搬傢後輕松搞定電話變更

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【搬屋公司, 搬屋】
對於行政人員來說,在公司搬傢中電話系統的變更無疑是一項十分復雜而又特別關鍵的工作環節,尤其是一些規模稍大些的公司,對於電話系統的要求就格外嚴格瞭。如果在這項工作中稍微出一點差錯,那麼就很可能會嚴重地影響到公司搬傢後一些業務的正常運營,到時候全公司的員工,尤其是你的老板都會認為你辦事不利、工作能力欠缺。事實上行政人員是公司搬傢的總指揮,需要考慮到方方面面、大大小小的雜事,本來就已經有很大的心理、體力上的壓力瞭。而電話系統的變更工作需要行政人員有較強的電信知識基礎及較深的關於集團電話等的技術瞭解,要想做到這麼專業,對行政人員來說無疑是一項大挑戰。

  

  解決辦法:

  要想在公司搬傢中圓滿完成電話系統的變更,對於行政人員來說最行之有效的方法是:找一傢電信代辦服務公司幫你。

  首先我們得弄清楚何為電信代辦公司?就是一些電話系統服務商,他們無論對電信知識還是對您公司的電話交換機都有著非常專業的瞭解。他們可能也代銷一些集團電話等與電話系統相關的產品,另外他們可以為一些公司做電話系統的日常代維工作。

  您可以把您公司的實際需求告訴他們,讓他們幫您出一套最完整的、最合理的變更方案,並讓他們代您去電話局辦理相關的申請手續,這樣您就不必為策劃改變方案而頭痛瞭,更不必為拿著一大堆的證明材料四處奔波於市內的一些電話局營業廳瞭。他們可以全程幫您輕松圓滿地完成電話系統變更任務。

  

  找到瞭代辦公司並不是高枕無憂瞭,還得註意下敘事項:

  1.行政人員需要把您公司在搬傢前後電話系統的使用狀況和使用需求瞭解得非常透徹,在公司搬傢前的一個半月到兩個月之間就開始聯系電信代辦服務公司上門策劃變更方案。

  2.積極主動地與公司管理層及各業務部門負責人確定公司遷至新址後新辦公室的線路使用需求,需要考慮到公司未來發展的大致趨勢,包括人員的增減、各部門的業務是否會對電話線路有特殊要求等。`

  3.根據上述情況讓電信代辦服務商為您公司的搬傢做一份“搬傢移機計劃”,可參照常用文件中的樣例。需要在計劃中寫明電話系統的變更類別、費用、操作時間等細節。

  4.讓電信代辦服務商在“搬傢移機計劃”中寫明相關的電信費用及代辦服務費用,通常情況下您可以把您公司的電話交換機移機等一整套與電話系統相關的工作都交給電信代辦服務公司,施展您作為行政人員的砍價技能,盡可能與電信代辦服務公司談好整體費用,爭取既為公司省錢、又為公司辦好大事。

  

  很重要的一個環節,就是一定要在計劃實施之前與電信代辦服務公司簽定《電信代辦服務協議》。協議中一定要寫明:

  1.要求所有線路開通的時間;

  2.對服務公司在交換機移機工作中的達到操作;

  3.相關的違約責任。要求電信代辦服務公司保證服務質量,可設定線路全部開通後三個月為檢驗期,在此期間,如果所有線路均未發生影響您公司業務的質量問題,可向服務公司出具書面檢驗合格證明。若在此期間出現影響您公司業務的質量問題,您將有權拒付剩餘合同款並要求服務公司承擔違約責任。

  4.順利移機後對交換機的日後維護;

  5.付款方式:建議不要在工程前一次性付清,為保障服務的可靠性,最好在合同中要求分幾次付清工程款。  

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